招标文件应按照满足使用要求、科学合理、公平竞争、一视同仁的原则进行编制，而且还要注意保守商业秘密。
招标文件的详细程度、复杂程度随着招标项目和合同的大小、性质的不同可以有所变化，但招标文件必须包含充分的资料，使投标人能够提交符合采购实体需求的投标书，在此基础上采购实体才能以客观和公平的方式进行比较。
招标文件的内容大致可分为三类：一类是关于编写和提交投标文件的规定，载入这些内容的目的是尽量减少符合资格的供应商或承包商由于不明确如何编写投标文件而处于不利地位或其投标因此遭到拒绝的可能性；一类是关于投标文件的评审标准和方法，这是为了提高招标过程的透明度和公平性，因而是非常重要的，也是必不可少的；一类是关于合同的主要条款(主要指商务性条款)，有利于投标人了解中标后签订合同的主要内容，明确双方各自的权利和义务。其中，技术要求、投标报价要求和主要合同条款等内容是招标文件的内容，统称实质性要求。