随着经济发展和技术进步的需求，国内企业事业单位进口国外先进设备的数量与日俱增。为了使采购的设备在质量、价格和交货期等方面确有实际效益，我们应熟悉国际惯例，在许多采购环节上应注意的若干问题，提出粗浅意见供同行参考。
一般来讲，设备采购工作主要包括以下4个方面内容。
一、确实采购方式
国际上通告的设备采购有4种方式：
1．指定厂牌采购，即采购认为可靠厂商的设备。这种方式需要事先做好两项准备工作；○1掌握供应商的技术情报；○2通过不同的渠道（国内外金融机构、国外咨询机构、国内外相关用户）了解供应商的信用度。
2．报价采购，对若干供应商询价后进行比较，确实供应商。
设备报价通常有以下3种：
（1）稳定报价，即原则上不变更的报价。报价单位保证在一定期间内不变更、不撤回的价格，这种报价对设备名称、规格、数量等均有仔细的确定。
（2）有权先售的报价。
（3）允许议价的报价。
其中，稳定报价是被经常采用的。
3．议价采购，对厂商报价进行议价洽谈，选择合适的供货方。
4．招标采购，这是国际惯用的一种采购方式。利用供货方的竞争，使购货方获得质价廉、交货期准的采购愿望，但这种方式费时较长。
二、签订采购合同
经过询价、报价和定价等程序后，采购方和供货方或其代理人将正式签订购货合同。按照规范格式和内容签订的合同具有法律约束力，保护双方合法权益。
签订合同的基本要求是：①内容具体完整，②文字解释清楚；③责任权利对等；④相关手续完备。
通常购货合同应包括4方面内容。
1．前款。有以下4方面内容。
（1）合同名称与编号；
（2）签订合同双方单位名称、注册地址和开户银行。
2．正文。这是合同的中心内容，包括以下诸项：
（1）设备名称、规格、型号、数量和随机附件与技术文件，以及单价和总价。
（2）制造厂商（含国别）及商标。
（3）货款内涵。按照供货方与服务的不同，进口设备合同价格分为以下6种，可与供货方洽谈任选一种。
①EXW（exworks），离厂价。即离开制造厂以后的各项费用，均由买方负责支付；
②FAS（FreeatSide），船边交货价。
③FOB（FreeonBoard），船上交货价，即离岸价；
④C&F（CostandFreight），到岸价。即货物到达指定中国港口之前的运费由卖方负责支付，其余费用由买方支付。
⑤CIF（CostinsuranceFreight），到岸价。运输费和保险费由卖方支付。
⑥DDP（DeliverDutyPaid）全额到岸价。由卖方支付包括运输费、保险费和关税在内的全部费用。
在上述合同价格中，常用的是FOB、C&F和CIF。对于有可靠中国海洋运输公司服务的买方，采用FOB可以节省运费和外汇支出。
（4）货款支付。一般均实行分段支付的方式。即：
①订金（预付款）。合同生效后，采购方即应按不超过合同总额的15%支付订金。同时，要求供货方出具出许可证或不需出口许可证的证明；要求供货试试看开户银行出具以买方为对象的、金额等同于订金的订货不可撤销的保函。
②主付货款。该款项一般在供货方将设备装箱报关，收到相关凭证后，在信用证（L/C）项下支付。购货方开具的信用证，其有效期应符合装船期限。此外，还有其他付款方式：付款交单（D/P）和承款交单（D/A）等。
③尾款（抵押金）。采购方付出货款时应扣留不少于合同总金额5%～10%的抵押金，若太少，则达不到制约卖方的目的。尾款在收到设备并经各项检查，确认达到合同全部条款规定后支付。同时，仍要求供货方开户银行出具的以买方未对象、金额等同于尾款的保函。保函的有效期限为卖方承诺的设备质量保证期。
（5）装运港、目的港和发货人、收货人。
（6）包装与装运要求，对于易破和锈蚀的设备，除一般木箱包装外，应有特殊要求，并规划供货方承担包装不妥造成损失的费用。
以C&F或CIF形式签订的合同，应对卖方装运提出3项要求：
①按合同规定装运日期装运发货，不希望提前，不允许拖期；
②集中一批装运，不得分批发货；
③不得转船发运。
装船启运后，供货方应及时将下列文件与情况通知送达采购方：
①商业发票、装箱单、装箱前的检验报告和质量证明以及提货单的副本或复印件；
②受载船名，航班号及航期；
③包装箱毛重和长宽高尺寸。
（7）质量保证。包括质量检验标准、质量保证书和保证期以及达不到质量标准的处理承诺。其中检验标准应采用国际通用标准。
（8）售后服务。一般应提出3项要求：
①设备安装、调式与验收的责任与费用；
②备件供应方式；
③操作工与维修工培训（包括：人员、内容、地点、时间与待遇等）。
（9）违约赔付。包括设备数量、质量和交货期等方面的违约赔付款项、方式与期限。
3．特别约定。可以包括下述内容：
（1）图纸、资料以及相关软件；
（2）备品、配件、附件的品种与数量；
（3）专用工具及检测仪器；
（4）特殊润滑材料与冷却液。
4．附则。通常包括以下5项内容：
（1）合同文字国别与效力；
（2）合同份数；
（3）生效条件；
（4）双方代表签章；
（5）签约时间与地点。
三、设备验收
1．到港验收
设备到达目的港后，采购方应持发票、提货单、装箱单以及供货方的质量检验报告，及时到驻港的商品检验部门报验，有必要时应开箱检验。如发现设备及附属物品的规格、型号、数量、质量与合同规定不符的或运输中发生扣球的，由商检部门出具证明，并当即与供货方联系、交涉。
2．安装验收
采购方应在规定的期限内实施设备安装。完成后组织验收小组对设备的精度、性能和工作负荷等项进行全面测试。达到实用说明书和出厂质量检验报告的技术标准，即可签字验收。如发现质量问题或达不到技术标准要求，应立即将有关记录和情况传递供货方，提出交涉。
3．附属物验收
随主机收到的图纸、技术资料、附件与备件、专用工具与检测仪器以及专用物品，在检查无误后，应分交有关部门签收、保管。
四、违约或责任索赔
在执行合同过程中，双方均应严格履行合同条款。任何一方违约给对方造成经济损失的均有责任赔偿或采取补救措施。
在设备运输、拆箱检查、安装验收的过程中发生或发现的属于供货方差错或责任造成违约的，应在规定的索赔期内提出赔偿要求。例如：装箱时备件遗漏；包装箱不牢固致使运输中损坏造成物品遗失；运输中装卸不慎造成机件损坏等。
索赔的范围包括以下4种：
1．货物缺损索赔。
2．运输责任索赔。凡属C&F或CIF方式的，运输过程中出现的丢失或损坏，均应由供货方负责赔付。
3．设备质量索赔。经安装、调试，设备达不到供货方承诺的设计、制造性能水平的，应予以赔付。
4．误期索赔。凡属C&F或CIF方式的，交货延误给购货方造成生产、价格或资金利息等方面损失的，应用供货方赔付。
索赔时应出示相关单据和证明。所以，采购方必须注意保管好各种凭证。而且这些凭证连同订货合同等均应在设备验收后，归入设备单台档案进行管理。