摘要:本文论述了备品备件管理系统结构及流程，详细地描述了系统功能模块及系统特点。
关键词:备品备件;查询;数据库;管理
1系统规划
备品备件管理系统运行在WINDOWS系统上，选择DELPHI5.0作为前端开发工具，DELPHI被称为是第四代编程语言，以它基于窗口和面向对象的编程方法，与Windows操作系统紧密的结合，强大的数据库技术支持，适合于多种数据结构编程。用VISUALFOXPRO作为后台数据库，VISUALFOXPRO是较为常用的小型数据库系统，它具有使用简单、操作灵活等特点。
系统功能包括备品备件的申请、入库管理、出库管理、盘点结算、帐表管理、基本信息、系统管理。针对以上功能的实现，考虑到数据库结构的简练、合理性、易维护等因素，整个系统包括若干个数据表，其结构及流程如图1所示。
2主要功能模块
2.1备品备件厂商资料
由用户定义备品备件的厂商资料。一般指自制、国内购买、进口等，以备注的形式表示，如点击某一种备品备件，系统会自动显示备品备件的厂商名称、地址、电话、联系方式等资料，系统可按照用户定义的资料进行统计、查询。
2.2备品备件的分类
系统预定义了备品备件的类别，系统分为四级类别。类别共有10位，第1位代表一级类别，第2-4位代表二级类别，第5一7位代表三级类别，第8-10位代表四级类别，见表1。
2.3备品备件申请
备品备件申请分为年度申请和随时申请，年度申请根据备品备件的消耗历史和其最低及最高库存量自动生成申请计划。随时申请是根据实际需要，可随时对申请计划进行手工调整。对于生成的报表，系统自动产生备品备件的编号、名称、规格型号、消耗量、库存量、单位等。
2.4入库、出库
(1)入库:根据进货单，由操作员输入入库事务信息。包括入库日期、备品备件的名称、规格型号数量、单位、单价、金额等信息。对于并可对录入的信息进行查询和修改。
(2)出库:对于生产中维护所需的备品备件，由操作员输入出库事务信息。包括出库日期、备品备件的名称、规格型号、数量、单位、单价、金额、请领人、使用单位名称、备品备件用途等信息。出库单据需由领导审批方能出库。
2.5查询:
本系统可进行入库查询、出库查询、申请查询库存查询等，.以上各项可根据任意类别、备品备件名称、规格型号、申请人等进行查询。
2.6预警功能:
即库存量预警功能，在您使用备品备件管理系统时，它能随时根据备品备件的实际库存，以及低于规定的库存数量下线，会自动提示出哪些备品备件应当补充，以及应当补充多少，哪些备品备件库存太多，以及多的数量。自动生成采购计划，以合理配置适量的备品备件，保证库存供应量，减少物存积压达到备品备件适量，有效的保证设备使用，从人、财物、力、安全等方面都达到优质化。当系统一启动系统会自动以列表形式显示给用户。
2.7数据处理
(1)备品备件消耗统计。根据备品备件的出库情况，自动产生备品备件的消耗统计报表。
(2)备品备件盘存。在年终或月终盘点时，操作员根据实际情况，对于帐与实物不符的库存数量或金额进行人工修改。在盘点时系统将自动保存记录并同时对盘盈、盘亏表进行记载。
(3)月底结存。月底结存时系统自动生成备品备件的出、入库明细帐:上月结存、本月入库、出库等
2.8字典
本系统的主要特点是在备品备件入库操作时系统先在数据库中进行查询，如无此项备品备件，则备品备件的名称等信息自动存入列表库中，下次录入时，可直接从列表项中选取，可节约录入程序。本系统的字典功能主要有三项，如下:
(1)部门字典。对备品备件使用单位进行设置，系统可任意设置使用部门。以方便事后对设备故障出现的部门进行统计，查找故障原因，提供原始资料。
(2)仓库设置。根据本单位实际情况，设置仓库数量、仓库编号、仓库名称。在备品备件入库时进行录入，在出库时显示在领料单上，方便管理员进行备品备件的查找。
(3)备品备件字典。设置备品备件字典，主要是方便操作员对出、入库备品备件的录入，以规范备品备件的名称、规格型号等。
2.9权限管理。增加操作员和删除操作员.对操作员进行授权及撤消，任一操作员可以对自己的口令进行修改。
3该系统有如下主要特点
(1)出、入库录入方法多，方便快捷;
(2)系统查询功能强大便捷;
(3)备品备件的名称、规格型号等统一规范;
(4)预警功能，可根据最低库存量及最高库存量，及时提醒操作员备品备件过多或过少，避免因备品备件过多而占用流动资金过多，及备品备件过少而影响生产造成不必要的损失;
(5)操作员进行入出库操作时，如果备品备件品种太多，不易定位某一特定备品备件时，系统特为其提供了可以按编号、名称、规格型号等定位。
本系统实现了备品备件的信息化管理，改变了原有的手工繁琐、重复工作。避免了盲目采购所造成的流动资金积压，有效地降低了维修费用，保证了设备维修时限和设备完好率，提高了管理水平。